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1/ le client commande une course via le formulaire en ligne (ou bien je complète moi-même ce formulaire)
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(C’est ce formulaire qui me permet de déterminer le montant de la livraison)
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2/ Je reçois un MAIL DE COURSE que j’exploite au format texte
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On doit à partir du formulaire (ou du mail de course), on doit créer automatiquement :
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1. Un client
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2. une commande
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3. un devis (proposition)
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3/ J’importe mon MAIL DE COURSE dans un TEMPLATE course qui me formate les données pour :
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a) générer un devis si nécessaire
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b) valider le format et les options de la course à importer dans mon PLANNING
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1-3bis/ Je complète mon TEMPLATE TOURNEE qui me formate les données pour
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a) générer un devis et récap client
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b) valider l'import dans mon PLANNING
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4/ Je gére quotidiennement mon planning de livraison en filtrant la base de donnée (Attribution d’un coursier, d’un horaire de passage etc…
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5/ Lorsque j’ai organisé dans l’ordre chronologique ma base de donnée par coursier et par jour : j’édite un CARNET DE BL (Format .pdf)
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6/ Le coursier réalise la tournée en complétant à chaque adresse le CARNET DE BL (Horaire de passage / Signature / Photo / Commentaire )
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7/ Je complète le PLANNING pour y ajouter manuellement les horaires de passage (En parallèle je sauvegarde le BL au format .pdf au cas où)
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8/ en Filtrant le PLANNING je génère une facture (Filtre sur client et période)
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9/ Je transfères les course facturée depuis mon PLANNING vers mon TABLEAU DE BORD
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J’utilise mon tableau de bord pour :
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- Suivre la facturation : daté, état des factures…
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- Analyser mon CA : répartition, évolution, etc
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Descriptif des fichiers (voir PJ avec quelques extractions) :
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MAIL DE COURSE : email issu du formulaire que j’importe au format .txt
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PLANNING = tableur Excel en ligne que je complète ligne par ligne : 1 course = 1 ligne avec 40aine de colonne : N° Course / Date / Expéditeur / Dest / Prix / ….)
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CARNET DE BL : export dans un format .pdf de chaque livraison a compléter via app sur téléphone
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a) Chez l’expéditeur
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b) chez le destinataire
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BASE DE DONNEE = tableur Excel en ligne (figé) qui regroupe toutes les livraisons qui ont été facturée par année
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Comme évoqué, j’ai crée City Sherpa il y'a 3 ans et je me suis passé jusque là de solution commerciale (type CYKE » 500€ HT/mois) que je trouvais très onéreuse. (Je ne suis pas intéressé par le suivi GPS ou la recherche d’itinéraire intégré vendu par ces logiciels // une simple recherche d’adresse sur maps suffit).
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C’est par contre le fait de pouvoir « éditer » directement en ligne ma base de donnée qui m’intéresserai, avec en vue :
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- réduire les saisies : je suis le roi de l’import/export OU ctrl C/ ctrl V ça fonctionne mais le risque d’erreur est important
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- proposer à mes coursier une interface plus fluide :
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Saisie facilité : signature, photo et commentaire
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Avoir une « liste de tâche » qui puisse être évolutive au fils de la journée. (C’est le sens de mon sommaire en début de CARNET DE BL) |
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