1/ le client commande une course via le formulaire en ligne (ou bien je complète moi-même ce formulaire) (C’est ce formulaire qui me permet de déterminer le montant de la livraison)
2/ Je reçois un MAIL DE COURSE que j’exploite au format texte
On doit à partir du formulaire (ou du mail de course), on doit créer automatiquement :
- Un client
- une commande
- un devis (proposition)
3/ J’importe mon MAIL DE COURSE dans un TEMPLATE course qui me formate les données pour : a) générer un devis si nécessaire b) valider le format et les options de la course à importer dans mon PLANNING
1-3bis/ Je complète mon TEMPLATE TOURNEE qui me formate les données pour a) générer un devis et récap client b) valider l'import dans mon PLANNING
4/ Je gére quotidiennement mon planning de livraison en filtrant la base de donnée (Attribution d’un coursier, d’un horaire de passage etc…
5/ Lorsque j’ai organisé dans l’ordre chronologique ma base de donnée par coursier et par jour : j’édite un CARNET DE BL (Format .pdf)
6/ Le coursier réalise la tournée en complétant à chaque adresse le CARNET DE BL (Horaire de passage / Signature / Photo / Commentaire )
7/ Je complète le PLANNING pour y ajouter manuellement les horaires de passage (En parallèle je sauvegarde le BL au format .pdf au cas où)
8/ en Filtrant le PLANNING je génère une facture (Filtre sur client et période)
9/ Je transfères les course facturée depuis mon PLANNING vers mon TABLEAU DE BORD
J’utilise mon tableau de bord pour :
- Suivre la facturation : daté, état des factures…
- Analyser mon CA : répartition, évolution, etc
Descriptif des fichiers (voir PJ avec quelques extractions) : MAIL DE COURSE : email issu du formulaire que j’importe au format .txt
PLANNING = tableur Excel en ligne que je complète ligne par ligne : 1 course = 1 ligne avec 40aine de colonne : N° Course / Date / Expéditeur / Dest / Prix / ….)
CARNET DE BL : export dans un format .pdf de chaque livraison a compléter via app sur téléphone a) Chez l’expéditeur b) chez le destinataire
BASE DE DONNEE = tableur Excel en ligne (figé) qui regroupe toutes les livraisons qui ont été facturée par année
Comme évoqué, j’ai crée City Sherpa il y'a 3 ans et je me suis passé jusque là de solution commerciale (type CYKE » 500€ HT/mois) que je trouvais très onéreuse. (Je ne suis pas intéressé par le suivi GPS ou la recherche d’itinéraire intégré vendu par ces logiciels // une simple recherche d’adresse sur maps suffit).
C’est par contre le fait de pouvoir « éditer » directement en ligne ma base de donnée qui m’intéresserai, avec en vue :
- réduire les saisies : je suis le roi de l’import/export OU ctrl C/ ctrl V ça fonctionne mais le risque d’erreur est important
- proposer à mes coursier une interface plus fluide : Saisie facilité : signature, photo et commentaire Avoir une « liste de tâche » qui puisse être évolutive au fils de la journée. (C’est le sens de mon sommaire en début de CARNET DE BL)